domingo, 15 de mayo de 2011

Ordenar y filtrar datos en una lista (Excel)

Se ordenan los datos para organizar  los datos de una lista en orden alfabético, numérico o cronológico.

Se filtran para encontrar y trabajar rápidamente con un elemento de datos sin tener que moverlo u ordenarlo.

Como funciona la ordenación: Excel reorganiza las filas según el contenido de una o mas columnas.

Como funciona la filtración: Es un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos de la lista y trabajar con ellos. Cuando se filtra se muestra solo las filas según el criterio de filtración.

La diferencia entre ordenar y filtrar es que al filtrar se ocultan las filas que no se desean mostrar.

Ordenar datos

Realizar una ordenación sencilla
Seleccionar una celda de la lista, luego Menú Datos -> Ordenar Excel selecciona automáticamente toda la lista. Si tiene contiene rótulos de columnas en la primera fila estos se excluyen de la ordenación.

Ordenar una lista rápidamente
Si solo se necesita ordenar según solo una columna, seleccionar una celda de la columna  y luego click  en el botón “Orden Ascendente” en la barra estándar.

Criterios de ordenación

Ascendente, descendente o criterio de ordenación personalizado. El contenido y los tipos de datos determinan cómo se ordena el valor.

Criterios de ordenación ascendente
1.Números del menor negativo al mayor positivo, fechas y horas de la mas antigua a las mas reciente.
2.Valores de texto primero se ordenan los números introducidos como texto y luego el texto normal.
3.Valores lógicos falso y luego verdadero.
4.Valores de error #¡VALOR!, #¡NOMBRE!.

Criterios de ordenación descendente
Se ordenarán en el orden contrario al ascendente.

Filtro Automático

Permite mostrar un subconjunto de la lista.
Menú Datos -> Filtros y luego filtro automático, Excel coloca flechas desplegables en los rótulos de las columna.
En la lista aparecen todos los elementos únicos de la columna.
Si se selecciona un elemento de la lista (criterio del filtro), se ocultarán automáticamente todas las filas que no contengan dicho valor.

Se puede filtrar por varios criterios.
Cuando hay aplicado un filtro los encabezados de las filas cambian de color.
Para especificar los criterios en cada columna, click en la opción Personalizar de la lista desplegable.
Introducir los criterios en el cuadro de dialogo Autofiltro personalizado.
Se utilizan operadores de comparación, tales como “mayor que” “o igual que”.
Se pueden utilizar caracteres comodines  (* o ?) para encontrar valores aproximados.

Filtro Avanzado

Menú Datos -> Filtros -> Filtro avanzado
Hay que especificar el rango que contiene la lista a filtrar y el rango de criterios.
Hay 2 formas de filtrar o en el sitio o hacer una copia.
Si se filtra la lista en su sitio, no se muestran las listas desplegables, es necesario introducir los criterios en un rango de criterios.

Se puede filtrar una sola vez en la hoja de calculo.

Criterios de comparación: permiten consultar según el ejemplo. Especifica criterios que coincidan o se aproximen a los valores que se desean encontrar.

Escribir una fila de rótulos de criterios y al menos una fila de criterios, los rótulos deben ser idénticos a los rótulos de las columnas.

Sugerencia: Copiar los rótulos de las columnas y pegarlo en el rango de criterios.

Eliminar un filtro avanzado
Menú Datos -> Filtro -> Mostrar todo

sábado, 14 de mayo de 2011

Gráficos (Excel)

Es una representación gráfica de los datos de una hoja de calculo.
Los valores aparecen en formas de barras, líneas, columnas, grafico circular y en otras formas y se distinguen por sus diferentes colores o diseños.
Facilita la lectura de los datos, permite presentarlos de manera clara e interesante.
También ayudar a evaluar y comparar los distintos valores.

Crear un gráfico

Se puede crear un gráfico incrustado (objeto gráfico situado en una hoja de calculo) o una hoja de gráfico (hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico).

Seleccionar las celdas que van a aparecer en el gráfico, si queremos que aparezca los rótulos de la fila o columna seleccionarlos también.
Click en el asistente para gráficos y seguir las instrucciones.

Crear un gráfico en un solo paso

Seleccionar los datos que se desean representar y apretar F11
Se creará del tipo de gráfico predeterminado.
Crear un gráfico a partir de selecciones no adyacentes
Seleccionar el primer rango de celdas, luego mantener presionado la tecla Ctrl seleccionar el segundo rango de celdas.

Seleccionar los elementos de un gráfico

Con el mouse (click en las diferentes partes) o con el teclado con las flechas de dirección.

Crear y Modificar Gráficos

Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un gráfico
Seleccionar el gráfico, en el menú Gráfico clic en Datos de origen y la ficha Rango
de datos.
Seleccionar la referencia completa en la casilla Rango de datos.
Seleccionar las celdas que contienen los datos que se desean agregar al gráfico.
Seleccionar un tipo de gráfico diferente
En la mayoría de los gráficos 2D, es posible cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos o de todo el gráfico.
Serie de datos: Grupo de puntos de datos relacionados que se trazan en un gráfico.

Para cambiar el tipo de todo el gráfico, hacer clic en el gráfico.
Para cambiar el tipo de gráfico de una serie de datos, hacer clic en la serie.
En el menú Gráfico, hacer clic en Tipo de gráfico.
En la ficha Tipos estándar o Tipos personalizados, hacer clic en un tipo de gráfico.

Modificar valores en un gráfico

Los valores de un gráfico están vinculados a la hoja de cálculo donde éste se ha creado. Se actualiza cuando se cambian los datos en la hoja de cálculo.
Escribir un nuevo valor en la celda que contiene el que desea cambiar y presionar
ENTER.

Agregar datos a un gráfico

El método más sencillo para agregar datos a una hoja de gráfico consiste en copiar y pegar los datos de la hoja de cálculo al gráfico.

Impedir que se realicen cambios en el gráfico

Puede impedir que se realicen cambios en gráficos mediante el comando
Menú Herramientas -> Proteger.
Si es un gráfico incrustado, protegerlo como se haría con cualquier objeto de una hoja de cálculo.
Si es una hoja de gráfico, proteger la hoja o todo el libro.
Para quitar la protección, debe conocer la contraseña creada cuando se protegió el gráfico.

Eliminar una serie de datos

Si se eliminan los datos en la hoja de cálculo; el gráfico se actualizará automáticamente.
Para eliminar una serie de datos del gráfico sin eliminar los datos correspondientes en la hoja de cálculo.
Clic en la serie de datos que desea eliminar y Presionar SUPR.

viernes, 13 de mayo de 2011

Funciones Lógicas (Excel)

SI()

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilizar SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lógica   es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero   es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilizar el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso   es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

jueves, 12 de mayo de 2011

Funciones Estadísticas (Excel)

MIN()

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(número1;número2; ...)
Número1;número2; ...   son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar.
Se puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías o valores lógicos. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores.
Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0.

MAX()

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(número1;número2; ...)
Número1; número2; ...   son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo.
Se puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías o valores lógicos. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores.
Si los argumentos no contienen números, MAX devuelve 0.

PROMEDIO()

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(número1;número2; ...)
Número1;número2; ...   son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser números o nombres o referencias que contengan números.
Si un argumento de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0.
Sugerencia:   Al calcular el promedio de las celdas, tener en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero.

miércoles, 11 de mayo de 2011

Funciones Matemáticas (Excel)

SUMA()

Suma todos los números de un rango.

Sintaxis

SUMA(número1;número2; ...) de 1 a 30 argumentos
Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que se escriba directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una referencia, sólo se considerarán los números en esa referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos y  texto en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores.

REDONDEAR()

Redondea un número al número de decimales especificado.

Sintaxis

REDONDEAR(número;núm_decimales)
Número es el número que desea redondear.
Núm_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.

Observaciones

Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de lugares decimales especificado.
Si el argumento núm_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.
Si el argumento núm_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal.

martes, 10 de mayo de 2011

Fórmulas (Excel)

Presentación en la hoja
Normalmente una celda que contiene una fórmula presenta el valor resultante de la fórmula, cuando se selecciona dicha celda que contiene la fórmula, ésta siempre aparecerá en la barra de fórmulas

Conversión de valores
Fórmulas que producen valores de error
#¡DIV/0! Está tratando de dividir entre 0
#N/A  Se refiere a un valor no disponible
#¿NOMBRE? Usa un nombre que Excel no reconoce
#¡NULO! Especifica una intersección no válida
#¡NUM!  Usa un número de manera incorrecta
#¡REF!  Se refiere a una celda que no es válida
#¡VALOR! Usa un argumento u operando equivocado
######  Produce un resultado que es demasiado largo para la celda

Las fórmulas son mas potentes con referencias.
Es posible ubicar datos en diferentes áreas de una fórmula y utilizar el valor de una celda en varias fórmulas.
Identifican celdas o grupos de celdas en una hoja de cálculo
Indican a Excel en qué celdas debe buscar los valores que desea utilizar en una fórmula
Se basan en los encabezados de las columnas y filas de la hoja de cálculo

Para hacer referencia a       Se escribe
La celda de la columna A y la fila 10      A10
El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.  A10:A20
El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.   B15:E15
Todas las celdas de la fila 5       5:5
Todas las celdas de las filas 5 a 10.      5:10
Todas las celdas de la columna H      H:H
Todas las celdas desde la columna H hasta la J    H:J
El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.  A10:E20
Insertar y eliminar celdas afecta a las referencias
Todas las referencias se ven afectadas por la inserción y eliminación, se ajustan como corresponde, excepto cuando la fórmula hace referencia directa a una celda eliminada.

lunes, 9 de mayo de 2011

Análisis de datos utilizando fórmulas (Excel)

Se utilizan fórmulas cuando se desea introducir valores calculados en un hoja de cálculo.
Siempre comienza con signo de igual (=)
Una fórmula combina en una celda valores con operadores, para producir un nuevo valor.

Los operadores:

Se utilizan para especificar la operación que debe realizar en los elementos de una fórmula.

Operadores aritméticos: realizan operaciones matemáticas básicas, combinan valores numéricos y producen resultados numéricos. Estos son +, -, /, *, %, ^.

Operadores de comparación: compara dos valores y produce un valor lógico VERDADERO o FALSO.
Estos son =, >, <, >=, <=, <>.

Orden de evaluación de operadores: de la siguiente manera (izquierda a derecha)
-, %, ^, * y /, + y -, &, = > < >= <= <>.

Combinar expresiones con paréntesis: si la fórmula contiene operadores con la misma prioridad, se evalúa de izquierda a derecha. Para alterar el orden se utiliza un paréntesis para agrupar expresiones en la fórmula.